Praxisssoftware

Datentresor

15. April 2014, 8:44 Uhr | Ralf Higgelke

Immer mehr Praxen versuchen, weitgehend papierlos zu arbeiten. Daher ist die digitale Archivierung per Software von großer Bedeutung. Um jederzeit nachvollziehen zu können, welches Dokument zu welchem Zeitpunkt gültig war und wer es wann überarbeitet hat, ist eine Qualitätsmanagement-Software nötig.

Ein wesentlicher Bestandteil der digitalen Archivierung ist das Ablegen eingehender Papier- oder Fax-Dokumente. Das umfasst Arztbriefe, Fotos, Filme, Faxe oder Sonografien, die patientenbezogen abgespeichert werden müssen. Um dies zu gewährleisten, hat die Firma
mediatixx in ihre Archivierungssoftware »x.archilino« eine Scanner
-Funktion integriert, die mit allen gän-
gigen TWAIN-kompatiblen Scannern arbeitet. Diese neue Software soll ab dem zweiten Quartal 2014 ausgeliefert werden. Anwender der medatixx-Praxissoftware »x.comfort«, »x.concept«, »x.isynet« und Benutzer der promedico-Software »easymed« können alle über x.archilino archivierten Dokumente und Dateien direkt aus ihrer Praxissoftware heraus per Mausklick öffnen, ansehen, bearbeiten oder drucken.
»Wir haben darüber hinaus Wert darauf gelegt, eine hohe Bildqualität bei niedrigem Speicherbedarf zu realisieren«, betont Geschäftsführer Jens Naumann. Auf der Fachmesse »Medizin« bot das medatixx-Maskottchen Dr. Doxx zwei Mal pro Tag eine »Sprechstunde« mit tieferen Einblicken in die neue Software x.archilino an (Bild 1).
Qualitätsmanagement
Bleibt dann noch die Frage, welches Dokument nun gültig ist. Um jederzeit nachvollziehen zu können, welches Dokument zu welchem Zeitpunkt gültig war und von wem es wann an welchen Stellen überarbeitet wurde, eignet sich die QM-Software »x.qm« von medatixx. Sie enthält eine einheitliche Vorlage für alle QM-Dokumente, die den QM-Vorgaben an die Arztpraxis entspricht. Alle Dokumente, die mit dieser Vorlage erstellt werden, zeigen an, von wem und wann das Dokument erstellt wurde, um welche Dokumentversion es sich handelt und von wem es freigegeben wurde. Die Vorlage kann problemlos an das Praxislayout angepasst werden.
Bei der Entwicklung von x.qm hat das Unternehmen laut Naumann besonderen Wert auf eine aktive Praxisunterstützung gelegt: »Eine intelligente Suchfunktion in x.qm findet schnell jedes gesuchte QM-Dokument.« Die Rechte- und Benutzerverwaltung in x.qm sei einfach zu handhaben. Hier wird festgelegt, welcher Mitarbeiter die Dokumente lesen, bearbeiten und/oder freigeben darf. Dazu werden vom Administrator hier alle Mitarbeiter erfasst, die mit x.qm arbeiten sollen, sowie deren Rollen und Rechte verwaltet. Benutzer mit erweiterten Rechten dürfen Dokumente lesen, drucken und verändern. Standardbenutzer dürfen Dokumente nur lesen und drucken. Erweiterte Rechte hat die Qualitätsmanagementbeauftragte der Praxis. Sie darf Dokumente lesen, drucken, verändern und freigeben sowie Benutzerkonten ändern.
Aufgabenverwaltung
»Ein weiterer kleiner Helfer in x.qm ist die Aufgabenverwaltung«, unterstreicht Naumann. So unterstütze die neue QM-Software die Praxisteams ebenfalls dabei, anfallende Aufgaben strukturiert und termingerecht abzuarbeiten. Dazu können zu jedem QM-Dokument eigene Aufgaben angelegt werden, beispielsweise »Notfallkoffer kontrollieren« oder »Impfstoffe überprüfen«. Darüber hinaus ist es möglich, für jede Aufgabe zu definieren, wer sie wann erledigen soll. Beim Start von x.qm erscheinen die offenen Aufgaben am Bildschirm. Wurde eine Aufgabe verpasst, wird sie mit entsprechendem Vermerk im Bereich Aufgaben angezeigt.
Für einen guten Überblick lassen sich in x.qm die Dokumente in der für die Praxis am besten passenden Ablagestruktur in selbst gewählten Kategorien (zum Beispiel Praxisorganisation, Mitarbeiter, Patientenversorgung) und Unterkategorien (zum Beispiel Ablaufbeschreibungen, Checklisten) ablegen.
Bisherige QM-Dokumente können mit wenigen Mausklicks in x.qm importiert werden. Die Dokumente von »QmediXX«-Anwendern werden mitsamt der Ablagestruktur übernommen. Wer mit einer anderen oder ganz ohne QM-Software sein Qualitätsmanagement verwaltet hat, importiert die QM-Dokumente in alphabetischer Reihenfolge und sortiert sie in der gewünschten Struktur in x.qm ein.


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