Identifikation und Zugangskontrolle
Dienstausweis der Zukunft
Hoher Kostendruck und knappes Personal sind im Krankenhausalltag an der Tagesordnung. Dies führt zu starkem Zeitdruck im Alltag für die Krankenhausbelegschaft, denn zusätzlich zur fachlichen Arbeit am Patienten muss das Personal tägliche administrative Abläufe erledigen. Der elektronische Dienstausweis könnte die Prozesse im Krankenhaus für Mitarbeiter, Patienten und Besucher signifikant vereinfachen.
Das Krankenhaus kann durch eine elektronische Identifizierung nicht nur Kosten sparen, auch sinkt die Arbeitsbelastung an administrativen Aufgaben für das Personal. Und ganz nebenbei macht das Krankenhaus einen guten, durchorganisierten und sicheren Eindruck auf Patienten und Besucher.
Richtig »zukünftig« ist der elektronische Ausweis nicht mehr, denn LNI setzt ihn bereits in Krankenhäusern ein.
Der Dienstausweis dient dabei als Plattform, auf den verschiedene Applikationen gespielt werden können. Je nach Bedarf entscheidet das Krankenhaus, welche Applikationen für das Haus relevant sind. LNI bietet ein Repertoire von Standardfunktionen für den Krankenhausalltag an oder realisiert individuelle Kundenwünsche.
Zunächst dient der Dienstausweis schlicht der Identifikation im Krankenhaus. So kann jeder Mitarbeiter auf einen Blick erkennen, wer zur Belegschaft gehört. Besonders in Bereichen, die nicht speziell abgesichert, aber dennoch sensibel sind, werden Unbefugte leicht erkannt. Der schnell angelegte Arztkittel reicht dann nicht mehr aus, um unbehelligt sensible Bereiche zu betreten (Bild 1).
Zeiterfassung und Zugangskontrolle
Eine klassische Anwendung ist die Zeiterfassung für die Belegschaft. Die Integration aus Dienstplan und Zeiterfassung ist eine Komfortlösung für Mitarbeiter und spart dem Krankenhaus Kosten. Der elektronische Dienstplan von Sieda ermöglicht eine vollständige Automatisierung der Dienstplanung, indem eine »intelligente« Optimierungskomponente für diese Aufgabe zum Einsatz kommt. Auch können Mitarbeiter selbst Einfluss auf die Dienstplanung nehmen, zum Beispiel können sie per Software Dienst tauschen (bei Gegenzeichnung des Vorgesetzten).
Die Amortisation für den Dienstplan dauert gemäß Erfahrungen zwischen sechs und 18 Monaten. Durch die automatisierte Zeiterfassung entfällt der Aufwand für die manuelle Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten (Bild 2). Die Sicherheitsanforderungen an ein modernes Krankenhaus wachsen stetig. Das Haus soll sicher sein und zugleich offen für Patienten und Besucher.
Es ist daher meist die Aufgabe der Haustechnik, eine große Anzahl verschiedener Schlüssel zu verwalten und an das Personal zu verteilen. »Ich weiß nicht vollständig, welche Schlüssel im Umlauf sind. Mein Team verwendet viel Zeit auf die Schlüsselverwaltung, dennoch vertraue ich den Stationen blind, wenn neue Schlüssel angefordert werden.
Der Verwaltungsaufwand ist zu groß, alle Berechtigungen zu prüfen«, berichtet der Leiter der Haustechnik eines renommierten Krankenhauses. Mehr Sicherheit bei signifikant geringerem Administrationsaufwand schafft eine elek-tronische Zugangskontrolle. Diese Berechtigungsprüfung von LNI verbindet Online-Terminals mit elektronischen Offline-Beschlägen.
Gegenüber stark reduziertem Administrationsaufwand stehen überschaubare Kosten. Denn ein mechanisches Schloss kann beim nächsten anstehenden Austausch einfach gegen ein elektronisches Schloss ausgetauscht werden. Schritt-für-Schritt entsteht so ein zukunftsträchtiges und sicheres System. Gleichzeitig erhöht sich der Komfort für Mitarbeiter, denn langes Warten auf einen neuen Schlüssel oder der Verlust eines Stationsschlüssels gehört der Vergangenheit an.
Der gesicherte Medizinschrank
Die Zugangskontrolle lässt sich leicht auf die Absicherung von Medizinschränken ausweiten. Jeder Zugriff wird elektronisch protokolliert - aufwändige manuelle Protokolle entfallen. Die Realisierung erfolgt zum Beispiel über elektronische Schlüsseltresore, in denen die mechanischen Schlüssel aufbewahrt werden. Der Zugriff auf die Schlüssel wird nur für berechtigte Personen freigegeben (Bild 3).
Der Dienstausweis dient auch als Parkkarte. Die oft günstig in der Innenstadt gelegenen Parkplätze eines Krankenhauses sind typischerweise regelmäßig durch Unbefugte belegt. Mit der Parkplatzanwendung auf dem Ausweis lässt sich genau festlegen, welcher Mitarbeiter zu welchen Zeiten zu welchen Tarifen park-berechtigt ist. Langwierige Parkplatzsuche bei Schichtbeginn ist dann nicht mehr nötig. Auch Besucher können eine einmalige Parkberechtigung erwerben. Über die Gebühren amortisiert sich die Parkplatzabwicklung sehr schnell.
Die Liste weiterer Anwendungen auf dem Dienstausweis ist lang: Ärzte können sich schnell und einfach an den verschiedenen Computern autorisieren. Auch bargeldloses Bezahlen in der Kantine ist realisierbar. Mitarbeiter können das tägliche Essen direkt über den Lohn abrechnen, Besucher laden eine Karte auf. Essensmarken gehören damit der Vergangenheit an - auch hier entfällt hoher Verwaltungsaufwand. Des Weiteren kann die Wäscherei des Krankenhauses über den Dienstausweis abgewickelt werden.
Kleider sind so schnell ihrem Besitzer zugeordnet, dabei muss die Wäscherei die Mitarbeiterdaten nicht eigenständig verwalten - über eine Schnittstelle werden sie vom Personalsystem übertragen. Bereits heute werden elektronische Dienstausweise in vielen Krankenhäusern genutzt. Doch meist beschränkt sich die Nutzung auf wenige Insellösungen, wie zum Beispiel die Zutrittskontrolle für einen kleinen Teil des Krankenhauses. Der Mehrwert des Dienstausweises der Zukunft liegt darin, ein integriertes System zu schaffen, das auf bestehende Systeme aufsetzt (etwa Personaldaten) und die Plattform für die verschiedenen Applikationen stellt:
- Pflege von Personaldaten an nur einer Stelle durch Schnittstellen zu existierenden Systemen senkt Personalaufwand.
- Ein einziger Ausweis für die verschiedenen Applikationen erleichtert den Alltag für das Personal.
- Die Einführung nur einer einzigen Plattform für die verschiedenen Applikationen senkt den Investitionsaufwand.
Generell kann der weiter steigende Kostendruck und immer knapperes Personal das Thema »elektronischer Dienstausweis« zukünftig auf die Agenda von immer mehr Verwaltungschefs rücken.
Über die Autorin:
Dr. Kerstin Langenberg ist Geschäftsführerin von LNI:
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